Płynność finansowa rozumiana jako zdolność firmy do regulowania bieżących zobowiązań jest coraz częstszym problemem w wielu przedsiębiorstwach. Panująca duża konkurencja na rynku zmusza firmy do stosowania coraz dłuższych terminów płatności dla kontrahentów, co niesie za sobą ryzyko powstawania zatorów płatniczych. Dynamiczny rozwój branży windykacyjnej potwierdza fakt zwiększania się zjawiska nieterminowego regulowania należności, które w głównej mierze odpowiada za powstawanie problemów z płynnością finansową.
Jeśli firmie brakuje pieniędzy na uregulowanie bieżących płatności może oczywiście zwrócić się do banku w celu uzyskania dodatkowych środków, jednak takie rozwiązanie jest tylko doraźnym sposobem, który nie eliminuje podstawowego problemu, jakim jest błędne zarządzanie należnościami. W celu poprawienia ściągalności należności firma może skorzystać z szeregu rozwiązań, takich jak:
1. Wprowadzenie wewnętrznej kontroli i monitoringu należności
2. Skorzystanie z usług zewnętrznej firmy windykacyjnej
3. Faktoring
Wewnętrzna kontrola i monitoring należności
W przypadku często powtarzających się opóźnień w płatnościach faktur przez kontrahentów, niezbędne jest wprowadzenie wewnętrznego systemu kontroli należności, połączonej ze wstępna windykacją. Wszystkie faktury sprzedażowe powinny być na bieżąco monitorowane, tak by reakcja na brak terminowej zapłaty była natychmiastowa. Kontakt z klientem w celu wyjaśnienia braku zapłaty oraz ustalenie nowego terminu powinno następować niezwłocznie po upływie terminu płatności na fakturze. Dobrze jest gdy kontrolą płatności oraz monitoringiem zajmuje się specjalnie do tego oddelegowany pracownik, gdyż przekazywanie negocjacji z klientem przedstawicielom handlowym często bywa nieskuteczne. Kontrola i monitoring należności powinna również dotyczyć zarządzania kredytem kupieckim. Oznacza to, że w przypadku powstania zaległości płatniczych u stałego odbiorcy powinno się czasowo zmienić warunki kredytu poprzez zastosowanie np. przedpłat aż do uregulowania zaległych zobowiązań przez klienta. To, jaką dokładnie politykę zarządzania i kontroli należności wprowadzi firma, zależy oczywiście od jej specyfiki działalności i struktury organizacyjnej.
Windykacja zewnętrzna
Korzystanie z usług zewnętrznych firm windykacyjnych jest w dzisiejszych czasach niezbędne. W przypadku braku efektów rozmów z klientem, powinno się przeterminowaną fakturę skierować do takiej firmy, która albo będzie kontynuowała negocjacje polubowne, albo skieruje sprawę na drogę postępowania sądowego. Uzyskanie sądowego nakazu zapłaty jest często niezbędne w celu niedopuszczenia do przedawnienia faktury (zazwyczaj termin przedawnienia wynosi 2 lata). Należy o tym pamiętać, gdyż klient może zgodnie z prawem odmówić zapłaty takiej faktury. Prawomocny nakaz zapłaty można ponadto skierować do komornika w celu wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Niektóre firmy windykacyjne skupują przeterminowane, a nawet przedawnione faktury, co jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które posiadają np. dużą ilość drobnych i przeterminowanych ponad rok należności.
Faktoring
Faktoring to sposób finansowania oferowany przez niektóre banki oraz firmy pozabankowe. Polega on na tym, że faktor (firma świadcząca usługi faktoringu) zobowiązuje się do zakupu należności (faktur) faktoranta (klienta) jeszcze przed upływem ich terminu płatności. W praktyce więc przedsiębiorstwo sprzedające swoje faktury uzyskuje środki pieniężne krótko po ich wystawieniu, nie czekając na zapłatę od kontrahenta. Oferty faktoringu mogą być różne. Przeważnie faktor zobowiązuje się do zapłaty tylko zaliczki, czyli częściowej kwoty danej faktury, pozostałą część faktorant otrzymuje dopiero po wpływie należności do faktora od klienta. Zawierając umowę faktoringu trzeba też zwrócić uwagę na jej formę pod kątem ryzyka niewypłacalności dłużnika. W przypadku faktoringu pełnego, faktura w wyniku cesji wierzytelności przechodzi na faktora i to on ponosi ryzyko w przypadku braku zapłaty przez klienta, zaś faktorant mimo to otrzymuje swoją należność. Faktoring z regresem nie zabezpiecza faktoranta przed niewypłacalnością klienta. Otrzymuje on część swojej należności od faktora, ale w przypadku braku zapłaty przez klienta musi tę kwotę zwrócić. Ceną za usługę faktoringu jest zazwyczaj prowizja potrącana przez faktora. Jest ona oczywiście wyższa w przypadku umowy bez regresu.
