Rozliczanie kosztów podróży służbowych to czynność, która w przypadku wielu firm traktowana jest po macoszemu i ustawiana na końcu hierarchii ważności. Wbrew pozorom, dokonywanie obliczeń tego typu nie jest proste i bardzo łatwo tu o pomyłkę.
Kwestię rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników określa stosowne rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wedle rozporządzenia z tytułu podróży zarówno krajowej, jak i zagranicznej, pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów (w tym: zwrot kosztów przejazdów, noclegów, przejazdu środkami komunikacji miejskiej i innych niezbędnych oraz udokumentowanych wydatków, ustalonych z pracodawcą.
To pracodawca powinien określić środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej. Nowe, przywoływane wyżej rozporządzenie jasno stwierdza, że pracownik może liczyć na zwrot kosztów na podstawie biletu lub faktury, na których znajduje się cena przejazdu wraz z opłatami dodatkowymi (mogą to być miejscówki, dopłata za bagaż itp.). Osoba podróżująca może również wnioskować o zwrot innych wydatków, które bezpośrednio z podróżą były związane: może to być opłata za przejazd drogami płatnymi, parkowanie czy ewentualne przechowanie bagażu.
Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów wyjazdu w przeciągu 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów powinny zostać dołączone wszystkie rachunki, faktury i bilety. Jeśli przedstawienie dokumentu z jakiejkolwiek przyczyny okazuje się niemożliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie w sprawie poniesionego wydatku.
Zwrot kosztów przysługuje również za nocleg w hotelu na podstawie przedstawionego rachunku, nie może być to jednak kwota wyższa niż dwudziestokrotność stawki diety za dobę hotelową (czyli, według rozporządzenia, jest to 600 zł). Jeśli pracownik nie przedstawił rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety.
Poza przedstawionymi fakturami pracownik ubiegać się może również o tzw. dietę za każdą dobę podróży krajowej. Wynosi ona 30 zł za dobę, w przypadku jednak gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin stawka ta maleje do 15 złotych. Kwotę diety zmniejsza się w momencie, gdy pracownik podczas wyjazdu korzystał z bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie i kolacja stanowią po 25% tej diety, obiad zaś połowę świadczenia. Łatwo obliczyć zatem, że w przypadku zagwarantowania pełnego wyżywienia, dieta osobie delegowane nie przysługuje. Świadczenia nie otrzymuje się również w sytuacji, gdy pracownik jest delegowany do miejscowości stałego bądź czasowego pobytu.
Pracownik może złożyć wniosek o przyznanie zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów.
Dowolność ustawodawca pozostawił w zakresie sposobu rozliczania podróży. Odbywać się ono może ręcznie, za pomocą arkuszy kalkulacyjnych oraz komputerowych programów, zarówno tych w wersji instalacyjnej, jak i online.
