Zakładając własną firmę musimy znaleźć miejsce, w którym będzie prowadzona nasza działalność. Miejsce, które będzie dla Naszej firmy biurem, siedzibą i centrum dowodzenia.
W zależności od tego czym Nasza firma będzie się zajmować będziemy musieli dopasować biuro do wymagań rodzaju działalności, którą będziemy prowadzić. Jeśli do pracy wystarczy nam tylko i wyłącznie laptop a chcielibyśmy mieć jakiś adres Naszej działalności to możemy zainwestować i wynająć wirtualne biuro. Czym to jest i skąd to się u Nas wzięło? Oczywiście, jak wszystko inne idea „virtual office” przyszła do Nas z zachodu. I to nic innego aniżeli biuro dla Naszej firmy obsługiwane przez zewnętrzną firmę działające w Naszym imieniu. Mówiąc wprost wirtualne biuro będzie dla Nas odbierać pocztę, telefony, faksy a także będzie swoim adresem firmować Naszą działalność przed kontrahentami czy urzędami.
W praktyce wygląda to tak. Firmy, które oferują usługę wirtualnego biura, mają w swojej ofercie kilka pakietów usług w zakresie reprezentowania firmy korzystającej z ich usług. Najprostsza usługa to po prostu możliwość przedstawiania adresu takiego biura jako adresu Naszej firmy. Kupując prawo do takiego posługiwania się adresem możemy podawać go dla kontrahentów oraz w Urzędzie przy zakładaniu działalności gospodarczej. Trzeba jednak mieć świadomość tego, że takie samo wirtualne biuro ma kilkanaście firm jednocześnie, co widać w ogólnodostępnych spisach. Zatem jeśli pod jednym adresem jest kilkadziesiąt firm to bardzo łatwo można zorientować się jak dużą budzą one wiarygodność.
Bardziej rozbudowane usługi wirtualnych biur oprócz możliwości wykorzystywania adresu oferują jeszcze odbieranie telefonów, dostęp do biura (fizycznego pomieszczenia) w celu odbywania spotkań biznesowych a także obsługę korespondencji zarówno tradycyjnej jak i mailowej. Ma to swoje ogromne plusy bo niewątpliwie przy jednoosobowych działalnościach trudno znaleźć jest czas na wszystko. Przede wszystkim jednak koszty wynajęcia wirtualnego biura są znacznie niższe aniżeli koszty wynajęcia prawdziwego biura a także zatrudnienia osoby do jego obsługi. Możemy zatem wykorzystać wirtualne biuro do obsługi Naszej firmy a samemu zająć się na poważnie realizacją swoich usług czy sprzedażą produktów.
Niektóre wirtualne biura oferują również do wynajęcia prawdziwe sale konferencyjne pod adresem, pod którym znajduje się siedziba biura. Trzeba jednak odpowiednio wcześnie zapisać się na wynajęcie takiej Sali i jest to zazwyczaj usługa dodatkowo płatna. Zastanawiające jest jednak to, co by było, gdyby w jednym momencie do takich firm mających jedno wspólne wirtualne biuro przyszło kilku klientów czy kontrahentów. Pomimo wszelkich zalet, jakie takie rozwiązanie za sobą niesie, można sobie wyobrazić, że mina takich klientów znajdujących pod jednym adresem kilka różnych firm byłaby bezcenna. Wtedy dopiero niezbędna byłaby kreatywność pracowników takiego biura, którzy musieliby wyjaśnić owym klientom, jak to jest możliwe, że kilka firm działa pod tym samym adresem. I, że biuro, które odwiedzają jest jedynie wirtualne…
