Co to jest wirtualne biuro?
Trudny rynek pracy zmusza coraz więcej osób do zakładania własnych działalności gospodarczych. Już w trakcie zakładania firmy pojawia się problem miejsca wykonywania działalności, gdyż nie wszyscy chcą, by pokrywał się on z miejscem siedziby firmy, który zazwyczaj znajduje się w miejscu zameldowania przedsiębiorcy. Sprawa ta jest dość kłopotliwa zwłaszcza w przypadku osób zameldowanych gdzie indziej niż aktualne miejsce zamieszkania (np. młodzi ludzie często zameldowani są u swoich rodziców, podczas gdy mieszkają w zupełnie innym mieście). Jeszcze inni dbają o spokój swojej rodziny, nie chcąc nazbyt łączyć życia prywatnego z zawodowym. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzą tzw. wirtualne biura, czyli firmy udostępniające swój adres dla innych przedsiębiorców. W praktyce wygląda to tak, że przedsiębiorca w dokumentach rejestrowych ma dwa adresy, gdzie adres zameldowania jest siedzibą firmy, zaś adres wirtualnego biura to miejsce wykonywania działalności, który jest w rzeczywistości adresem do korespondencji.
Usługi świadczone przez wirtualne biura
Główną usługą świadczoną przez wirtualne biura jest udostępnienie przedsiębiorcy skrzynki pocztowej, do której przychodzić będzie cała korespondencja. Informacja o poczcie przychodzącej przekazywana jest przedsiębiorcy np. drogą mailową lub telefoniczną. Wirtualne biuro powinno otrzymać pisemne pełnomocnictwo od przedsiębiorcy do odbierania przesyłek poleconych. Niektóre biura oferują usługi dodatkowe np. wysyłanie korespondencji, usługi faksowe, przesyłanie przedsiębiorcy zeskanowanej korespondencji przychodzącej lub odsyłanie jej na wskazany adres. Istnieją też firmy oferujące obsługę telefoniczną (przyjmowanie rozmów lub przekierowywanie ich automatycznie np. na prywatny numer przedsiębiorcy), a także udostępniające na godziny swoje pomieszczenia. Ta ostatnia usługa jest przydatna gdy np. konieczne jest spotkanie z klientem. Takie pomieszczenia przypominają zazwyczaj profesjonalne sale konferencyjne i wyposażone są w sprzęt np. do prezentacji (tablice, rzutniki etc.). Inne pomieszczenia mogą służyć do pracy biurowej i dają możliwość skorzystania z komputera podłączonego do Internetu, telefonu, faksu, drukarki, skanera, itp. Za usługę wirtualnego biura płaci się co miesiąc na postawie otrzymanej faktury, którą można wliczyć w koszty prowadzenia działalności.
Zalety wirtualnego biura
Wirtualne biuro to niewątpliwie doskonałe rozwiązanie dla osób świadczących usługi u klienta, freelancerów czy pracujących w domu. Dzięki takiej usłudze można zyskać atrakcyjny adres np. w centrum dużego miasta, co podniesie psychologicznie rangę naszej firmy, wyeliminuje konieczność zakupu niektórych sprzętów biurowych jak np. faks czy skaner, a także może usprawnić nasz kontakt z klientami poprzez wsparcie w zakresie usług sekretarskich. Niski koszt usług wirtualnego biura, uzależniony zazwyczaj od wybranego pakietu usług to świetne rozwiązanie dla początkujących przedsiębiorców, dla których koszty działalności zwłaszcza tuż po rozpoczęciu działalności mogą stanowić problem. Jedynym minusem takiego rozwiązania wydaje się fakt, że wirtualne biura są zazwyczaj wyłącznie w dużych miastach.
