Nie wystarczy być pracowitym, aby mieć doskonałe efekty w pracy. Nie zawsze też czas spędzony w pracy przekłada się na osiągane wyniki. Najczęściej jest dokładnie odwrotnie: osoby, które nie są w stanie wykonać powierzonych im zadań w standardowym czasie, nie realizują założonych celów, mimo wkładanych wysiłków.
Kluczem do rozwiązania tego problemu jest właściwa organizacja pracy – problem większości przedsiębiorstw. Rzecz w tym, że organizacji pracy nie uczy się w szkołach ani na wyższych uczelniach, rzadko też odnajdziemy szkolenia na ten temat w programach adaptacyjnych dla nowych pracowników. Świeżo upieczony zatrudniony sam musi zatem wyrobić sobie nawyki, które przyspieszą jego pracę, nie umniejszając wydajności.
Metod działania jest wiele, w zależności od głównego problemu, z jakim stykamy się w pracy. Czasami usprawnić należy sam system planowania zadań, w innych przypadkach problem stanowi motywacja, czasem brak zrozumienia postawionego celu. Organizacja praca jest więc kwestią indywidualną.
Racjonalne gospodarowanie czasem
Zasada racjonalnego gospodarowania czasem jest podstawową kwestią. Aby wcielić ją w życie, należy uprzednio ustalić harmonogram pracy nad danym projektem, a następnie ściśle go przestrzegać. Działania powinny zostać ułożone pod względem priorytetu: niezbędne i najważniejsze powinny być pierwszymi.
Po ustaleniu kolejności czynności oraz przedziałów czasowych nie powinno się jej przekładać na kolejny dzień – każdorazowo należy dokończyć zaplanowaną na dany moment pracę. Wystrzegać się należy realizacji kilku działań równocześnie: dotyczy to zarówno rozproszenia uwagi na inne działania merytoryczne, jak i czynniki zewnętrzne zakłócające przebieg działań i rozpraszające koncentrację. Lepiej więc wyłączyć komunikatory internetowe, portale społecznościowe, nie odbierać telefonów prywatnych oraz służbowych niezwiązanych z danym etapem pracy.
Podział pracy
Jeśli jest taka możliwość, rozważyć należy możliwość oddelegowania niektórych zadań na członków zespołu. Każde zadanie może zostać podzielone na mniejsze etapy i poszczególne czynności, które mogą przypaść w udziale współpracownikom. Warto przy tym zastosować zasadę koncentracji pracy: podobne składowe projektu realizować powinny te same osoby bądź ten sam zespół.
Wsparcie
Współcześnie ogromne wsparcie dla realizującego projekty stanowią rozwiązania informatyczne. Rzeczywiście, aplikacje komputerowe mogą ułatwić życie, jednak należy także w tym względzie wystrzegać się przesytu. Używanie równocześnie kilku narzędzi o podobnym przeznaczeniu sprawia, że samo przenoszenie danych, uruchamianie programów zabierze cenny czas i, zamiast pomagać, zacznie przeszkadzać.
Podobnie w przypadku dokumentacji: nagromadzenie dokumentów, plików, teczek wprowadza chaos i utrudnia realizację założonych celów. Absolutnie niezbędnymi okażą się segregatory, koszulki, teczki, kolorowe przekładki, karteczki… Zasada ta dotyczy także plików internetowych: powinny one być uporządkowane w odpowiednio opisanych folderach, zatroszczyć się także należy o odpowiednią nazwę samego pliku. Nic tak nie rozprasza i nie kradnie czasu, jak kilka, a nawet kilkanaście ikonek, opatrzonych tytułem „Nowy folder” lub „Nowy dokument”.
Jak wspomniano już wcześniej, podczas dobierania odpowiednich metod organizacji własnej pracy, należy wziąć pod uwagę nasze codzienne nawyki. Umiejętne zdiagnozowanie problemu dezorganizującego działania, pozwala podjąć właściwe środki zaradcze. W większości przypadków rozwiązanie jest banalne: obserwując nasze nawyki dostrzeżemy, że najczęściej gubi nas dyskusja przy kawie, telefony od dzieci czy włączony w tle telewizor.
