ISO, czyli International Organization for Standardization to międzynarodowa instytucja odpowiedzialna za opracowywanie norm. Potocznie tym skrótem nazywa się najbardziej popularne normy, wdrażane w wielu firmach – ISO 9001, 14001 oraz 45001. Spełnienie wymagań jest często warunkiem pozyskania kontraktu lub zamówienia. Dlatego warto zaznajomić się z tematem, jak wdrożyć ISO w firmie, by było skuteczne oraz nie utrudniało życia pracownikom.
Co to są normy ISO?
Normy określane popularnie jako „ISO” dotyczą systemów zarządzania różnych obszarów firmy. Najważniejsze z nich to:
- ISO 9001 – dotyczy systemu zarządzania jakością,
- ISO 14001 – obejmuje system zarządzania środowiskowego,
- ISO 45001 – dotyczy systemu zarządzania BHP
oraz coraz bardziej popularne:
- ISO 27001 – dotyczy zarządzania bezpieczeństwem informacji,
- ISO 31000 – obejmuje zarządzanie ryzykiem,
- ISO 26000 – dotyczy społecznej odpowiedzialności (CSR),
- ISO 3834 – obejmuje warunków jakości w spawalnictwie,
- ISO 22000 – dotyczy zarządzania bezpieczeństwem żywności.
Podstawową i bazową dla innych norm jest ISO 9001, czyli wytyczne systemu zarządzania jakością. Rozważając, jak wprowadzić ISO w firmie, przedsiębiorca musi najpierw zaznajomić się z jej wymaganiami.
System Zarządzania Jakością
Norma ISO 9001 ma uniwersalny charakter i może być stosowana we wszystkich przedsiębiorstwach – od jednoosobowej działalności gospodarczej po duże zakłady przemysłowe. Dlatego dokonując wdrożenia ISO, w pierwszej kolejności należy:
- opisać zakres, który ma objąć norma,
- określić procesy prowadzone w firmie,
- przypisać odpowiedzialności i uprawnienia,
- określić ryzyka i szanse dla poszczególnych procesów.
Na tej podstawie weryfikuje się poszczególne punkty normy oraz „porządkuje” firmę zgodnie z wytycznymi. Należy przy tym wyjaśnić, że słowo „jakość” nie odnosi się wyłącznie do wykonanego wyrobu lub usługi. Ma ono szersze pojęcie, ukierunkowane na zadowolenie klienta, który otrzyma produkty, jakich oczekuje i – zadowolony – ponownie wróci lub poleci firmę innym osobom.
Jak wdrożyć ISO w firmie?
Na pytanie, jak wdrożyć ISO, można odpowiedzieć jednym wyrazem: skutecznie. Każda norma systemu zarządzania musi być przemyślana i ściśle dopasowana do procesów danej firmy. Kopiowanie dokumentacji z innych przedsiębiorstw może spowodować, że wdrożenia ISO będą nieskuteczne lub wręcz utrudnią pracę zatrudnionym. Tymczasem prawidłowo zidentyfikowane procesy oraz załoga świadoma wykonywanych obowiązków przyczynią się do lepszej jakości, a tym samym – łatwiejszego i skuteczniejszego zarządzania firmą.
Błędy przy wdrażaniu systemów zarządzania
Rozważając, jak wprowadzić ISO w firmie, należy wspomnieć o najczęstszych błędach popełnianych przez osoby realizujące to zadanie:
- ISO jest tylko na papierze – opisanie procesów i sposobów postępowania nie zostaje wprowadzone w życie;
- system wdraża tylko jedna osoba – pisanie systemu „zza biurka”, bez konsultacji z innymi uczestnikami procesu z góry skazuje wdrożenie go na niepowodzenie;
- brak szkoleń i budowania świadomości wśród załogi – zespół nie wie, jak wdrożyć ISO w swojej codziennej pracy;
- nadmiar dokumentacji i procedur, często niepotrzebnych czy niewykorzystywanych.
Zdarza się również, że w firmie nie ma osoby, która rozumie zapisy normy i potrafi je zastosować. W takiej sytuacji do wdrożenia ISO wskazane jest zatrudnienie konsultantów weryfikujących oraz nakierowujących na właściwe rozwiązania.
Podsumowanie
Normy z serii ISO od wielu lat stanowią podstawowy sposób zarządzania przedsiębiorstwami. Wymagania są rozbudowywane o coraz to nowsze elementy, a systemy rozrastają się o kolejne obszary. Oprócz jakości firmy zarządzają środowiskiem, bezpieczeństwem i higieną pracy, a coraz częściej porusza się zagadnienia społecznej odpowiedzialności firm lub bezpieczeństwa informacji. Dodatkowo istnieje szereg norm ISO dotyczących określonych branż, takich jak spawalnictwo, produkcja przemysłowa lub spożywcza. Systemy porządkują procesy w przedsiębiorstwach, wskazując miejsca, gdzie można usprawnić pracę lub zlikwidować marnotrawstwo.
Pytaniu, jak wdrożyć ISO w firmie towarzyszy zazwyczaj kolejne – o koszty certyfikacji. Należy jednak rozdzielić te zagadnienia, ponieważ samo wprowadzenie normy w firmie nie musi być certyfikowane. Certyfikacja jest tylko potwierdzeniem niezależnej jednostki certyfikującej, że system działa prawidłowo. Wydany dokument jest niezbędny, gdy klient przedstawia taki warunek. Posiadanie certyfikatu wzmacnia również wizerunek firmy oraz daje lepszą pozycję rynkową.
